De planning-en-controlcyclus is een onmisbaar instrument voor jou als financieel medewerker. Maar wat draagt dit instrument precies bij aan het financiële proces? En waarom is dat belangrijk?
Richting geven
Een belangrijk onderdeel van je werk als financieel medewerker is de planning-en-controlcyclus. Hiermee houd je op een systematische manier de financiële koers van je organisatie in de gaten. Ook geef je hiermee richting aan het financieel proces, wordt het budget aangegeven en worden het doel, de werkwijze en de planning inzichtelijk gemaakt.
De onderdelen van een planning-en-controlcyclus
Om te begrijpen hoe deze cyclus bijdraagt aan het financiële proces en waarom dit zo belangrijk is, bekijken we eerst de onderdelen van deze cyclus:
Visie en missie bepalen
Waar wil de organisatie over een paar jaar staan? Hoe gaat de toekomst eruitzien? Welke ambities zijn er en waar doen we het eigenlijk allemaal voor? Je hoeft deze visie en missie natuurlijk niet te bepalen als financieel medewerker, maar je moet hier wel van op de hoogte zijn. Door de visie en missie duidelijk voor ogen te hebben, ontstaat er een gezamenlijk beeld om naartoe te werken de komende jaren, ook op financieel gebied.
Strategie en doelstellingen beschrijven
Hoe gaat de visie behaald worden? En hoe zorgt de organisatie ervoor dat de missie wordt nageleefd? Welke strategie wordt er gehanteerd? Om deze strategie concreet te maken, bepaal je als financieel medewerker de financiële doelstellingen. Hoe worden deze doelstellingen behaald? En wie of wat is hiervoor nodig? Dat zijn belangrijke vragen die hiervoor beantwoord moeten worden.
Opstellen van jaarplannen
Met het opstellen van een jaarplan en een meerjarenplan krijgen de strategie en doelstellingen een financieel plaatje. Welke activiteiten zijn er nodig en welke kosten en baten horen hierbij? Hier kun je je als financieel medewerker natuurlijk volledig in uitleven om de strategie en de doelstellingen op een gedetailleerde manier te kaderen.
Rapportages maken voor de verantwoording
Hoe gaat het met het behalen van de gestelde doelen, de activiteiten die hierbij horen en het financiële plaatje? Loop je nog op schema? En ga je met de organisatie nog wel de juiste kant op, zoals in de visie is besproken? Door periodiek verantwoording af te leggen over zowel de financiële cijfers als de inhoud, houd je continu de vinger aan de pols.
Evaluatie
Hoe gaat het tot nu toe met de financiële kant van de organisatie? Wat zeggen de rapportages over de financiën? Moet je ergens ingrijpen of gaat het zoals verwacht? Deze evaluatie zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het proces en samen kunnen bepalen of dit nog steeds de juiste route is.
Het doel van een goede planning-en-controlcyclus
Met bovenstaande onderdelen is het al duidelijk dat er op een systematische manier wordt omgegaan met het toekomstbeeld van de organisatie en het financiële proces dat hieraan hangt. Er wordt vooruit gekeken en de budgetten en begrotingen worden opgesteld aan de hand van het grotere plaatje. Maar waarom doen we dit eigenlijk?
- Je wilt inzicht hebben in de financiële verwachtingen voor komend jaar.
- Door de financiële verwachtingen aan de visie, strategie en doelen te hangen, wordt de begroting in stappen opgedeeld en beheersbaar.
- Plannen, uitvoeren en bijsturen wordt hiermee behapbaar.
- Het inspelen op ontwikkelingen gaat efficiënter en je kunt deze beter verantwoorden.
- Je kunt de realisatie van de financiële doelen beter in het oog te houden.
Een planning-en-controlcyclus is onmisbaar
Door de inhoudelijke ambities van de organisatie te koppelen aan de financiële kant, heeft de organisatie goed inzicht in de mogelijkheden. De systematische manier van werken vanuit de planning-en-controlcyclus geeft hierop continu een check. Gaat de organisatie nog de goede kant op en zijn de begrotingen hier goed op afgestemd? Door de planning-en-controlcyclus goed te blijven volgen, draag je eraan bij dat het budget zo effectief mogelijk wordt benut. Wil je hier meer over leren binnen jouw rol als financieel medewerker? In de opleiding Besluit Begroting en Verantwoording Basis en Besluit Begroting en Verantwoording Verdieping gaan we hierop in.
