De werkzaamheden van de supportprofessional worden door alle wijzigingen in het vakgebied steeds complexer. Het is dan ook voor jouzelf en je manager van groot belang dat jij de zaken goed onder controle hebt. Dit kun je bereiken door slimmer en zorgvuldiger te werken. Je hebt in dit verband vast weleens gehoord van Lean of Agile werken. Wat levert dat je op?
Lean Six Sigma
De begrippen Lean en Six Sigma worden vaak door elkaar gebruikt, maar eigenlijk zijn het twee verschillende methodieken die elkaar complementeren.
Lean
Letterlijk betekent lean natuurlijk ‘mager’ of ‘schraal’. Een mooiere omschrijving is: ‘gestroomlijnd’ of ‘ontdaan van overbodige elementen’. Dat is namelijk precies waar het bij Lean om draait: je neemt de processen van de organisatie of je eigen werkwijze kritisch onder de loep. Vervolgens ga je van alle stappen in zo’n proces bepalen of ze iets toevoegen of achterwege kunnen blijven. Moeten er echt zo veel mensen aanwezig zijn bij die meeting? Moeten alle betrokkenen bij een project bij elk mailtje in de cc staan? Moeten de kladversies van notulen of een jaarverslag al geredigeerd worden, of kan dat ook helemaal aan het einde? Iedere stap die geen waarde toevoegt, wordt gezien als verspilling. Als je al die overbodige stappen in kaart brengt, kun je gaan zoeken naar manieren om verspilling te voorkomen en zo efficiënter te werken.
Six Sigma
Een handig hulpmiddel daarbij is Six Sigma. Deze methodiek richt zich op de kwaliteit van het uitgevoerde werk, dankzij een gestructureerde projectaanpak: Define, Measure, Analyse, Improve en Control (DMAIC). Hierbij wordt eerst grondig gekeken naar de oorzaak van een probleem, voordat er energie wordt gestoken in het vinden van de beste oplossing. En als die oplossing wordt gevonden, moet deze ook goed worden vastgelegd en geïmplementeerd, omdat anders niemand er iets mee doet.
Agile
Waar Lean Six Sigma meer is gericht op de analyse van processen, biedt Agile een nieuwe, flexibele manier van denken en werken. Grote projecten of processen worden opgedeeld in kleine, overzichtelijke stappen: de sprints. Er wordt dus steeds een klein stukje van het probleem aangepakt. Na iedere sprint wordt vervolgens gekeken of er iets is veranderd aan de oorspronkelijke probleemstelling. Zijn er inmiddels nieuwe inzichten of nieuwe wensen bij gekomen? Zo ja, kan daar meteen in de volgende sprint rekening worden gehouden. Je moet dus wel goed tegen onzekerheid en verandering kunnen! Deze manier van werken is vooral heel geschikt voor langdurige, complexe projecten. Door continue aanpassingen tijdens het proces, weet je zeker dat het eindresultaat actueel en echt bruikbaar is voor alle betrokkenen.
