Veel organisaties reorganiseren hun secretariaat en werken met een secretaressepool in plaats van 1-op-1-ondersteuning. Zo’n secretariële shared service-organisatie is een team van secretaresses van verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Waarom zou je ervoor kiezen?
Secretaresse niet wegbezuinigen
In de slag naar lean werken, bezuinigen en de kwaliteit verbeteren, moeten ook de managementondersteuners meebewegen. Secretaresses wegbezuinigen is in ieder geval niet de beste oplossing. Managers hebben te weinig tijd om administratieve zaken zelf te regelen. Ze zijn veel effectiever en meer gefocust met een professionele ondersteuner. Veel managers wíllen hun secretaresse ook helemaal niet kwijt. Organisaties zoeken dus alternatieven, en de secretaressepool is er een van.
Hoe werkt de secretaressepool
Een secretaressepool is een intern team van managementondersteuners. Ze blijven dus in dienst en werken vanuit hun eigen afdeling. Dat hoeft overigens niet één fysieke kamer te zijn. De secretaresses zijn inzetbaar voor alle lagen in de organisatie. De pool heeft een eigen budget en een onafhankelijke manager die al het werk verdeelt en coördineert. Zo’n shared service organisatie wordt al toegepast binnen afdelingen als HR, Financiën of IT. En nu dus steeds vaker voor secretariële functies.
Voordelen van een secretaressepool
Waarom zou je kiezen voor een secretariële shared service-organisatie? Het levert een kostenbesparing op, ook doordat er minder externe inhuur nodig is. Er is een betere taakverdeling, en samenwerking en kennisdelen gaat makkelijker. Daardoor stijgt de kwaliteit en dat is ook goed te monitoren, doordat alle ondersteuners volgens eenzelfde systeem werken. De processen kun je continu verbeteren. Ook de afhankelijkheid tussen een manager en zijn secretaresse vermindert. Taken kunnen makkelijker door een collega worden overgenomen.
Blijven leren
Door de verminderde afhankelijkheid tussen collega’s wordt ook overstappen naar een andere afdeling makkelijker. Daar nieuwe ervaringen opdoen is heel leerzaam en houdt het werk uitdagend. Daarnaast is er binnen een pool meer zicht in het kennisniveau en de opleidingsbehoefte. Talent wordt beter benut en het team kan zich veel gerichter ontwikkelen. Dat is essentieel voor hun groei van MBO-secretaresse naar HBO-ondersteuner.
Voorwaarden voor succesvolle pool
Het succesvol werken met een secretaressepool vraagt wat van de hele organisatie – onder meer tijd, goede communicatie en zelfreflectie. Het is een cultuurverandering. De managers moeten zich bijvoorbeeld wel aan de afspraken houden en hun oude secretaresse durven loslaten. Uniform werken is een vereiste; de ondersteuners moeten altijd dezelfde kwaliteit kunnen bieden. Secretaresses moeten bovendien de ruimte en het vertrouwen krijgen om te wennen in de nieuwe omgeving, en erkenning voor het vele werk dat zij verzetten.
Wees voorbereid
Ben jij klaar voor jouw nieuwe rol als secretaresse? In een secretaressepool is genoeg ruimte voor opleiden en doorgroeien. Laat je inspireren door deze opleidingen en trainingen.
