Werken in de HR-backoffice
Vragen over het werk zelf, de toelating, de duur, de kosten en je doorgroei.
Wat doet een medewerker HR-administratie?
Die houdt alle gegevens over medewerkers bij, van het arbeidscontract tot verlof, verzuim en het einde van het dienstverband. Het is uitvoerend werk waarin nauwkeurigheid en het bewaken van termijnen zwaarder wegen dan adviseren over de koers.
Heb ik een diploma nodig voor HR-administratie?
Voor een cursus gelden meestal geen toelatingseisen. Een MBO-opleiding op niveau 4 vraagt een diploma op niveau 3, havo of vergelijkbare werkervaring. Ervaring met een salaris- of personeelssysteem helpt, maar opleiders stellen dat vrijwel nooit als eis.
Hoe lang duurt een cursus HR-administratie?
Een cursus beslaat drie tot acht dagdelen, verspreid over enkele weken. Een MBO-opleiding personeel en arbeid volg je in deeltijd in twee tot drie jaar. Wie alleen verzuimregistratie of de AVG wil beheersen, kiest een losse module van één of twee dagen.
Welke processen je in de personeelsadministratie beheerst
Een opleiding HR-administratie leert je de personeelsadministratie van begin tot eind voeren: iemand aanmelden, gegevens muteren, verlof en verzuim registreren en het dossier compleet houden tot na uitdiensttreding. Je werkt in een personeelsinformatiesysteem zoals AFAS of Visma en doorloopt vier processen: instroom, doorstroom, uitstroom en verzuimregistratie. De AVG krijgt apart aandacht, want rond verzuim mag je maar een beperkt aantal gegevens vastleggen. Je leert de bewaartermijnen uit elkaar houden: de loonbelastingverklaring bewaar je vijf jaar na het einde van het dienstverband.
Herkenbare startpunten voor een cursus HR-administratie
Deze opleiding richt zich op iedereen die de personeelsadministratie beheert of gaat beheren, van de startende administrateur tot de officemanager bij wie het er ongemerkt bij is gekomen. Twee andere startpunten komen vaak voor. Je stapt over vanuit een financiële of secretariële functie. Of je bedrijf groeit en de map met papieren contracten loopt vast. MBO-niveau 3 of 4 is een prettige basis, maar geen harde eis. Wil je juist beleid maken of adviseren over personeelsvraagstukken, kies dan een opleiding die daarop is gericht.
Functietitels in de HR-backoffice en hun doorgroei
Met een opleiding HR-administratie werk je als personeelsadministrateur, HR-assistent, HR-officer, medewerker personeelszaken of officemanager met personeelstaken, meestal in een team van twee tot tien collega's op de HR-afdeling. Deze functies zitten bij zorginstellingen, gemeenten, scholen, uitzendorganisaties en productiebedrijven. Doorgroeien loopt via senior medewerker personeelszaken naar coördinator HR-services of teamleider. Vind je de rekenkant leuk, dan is de loonadministratie de logische volgende stap. Met een cursus arbeidsrecht erbij komt de functie van HR-adviseur binnen bereik.
Het verschil met payroll en met de beleidskant
HR-administratie vormt de uitvoerende basis van human resources: zonder kloppend dossier levert geen van de vijf andere richtingen binnen dit vakgebied betrouwbaar werk, van de recruiter tot de salarisadministratie. Het lastigst te onderscheiden buurvak is payroll, loon- en salarisadministratie: daar reken je bedragen uit, hier beheer je de gegevens waarop die berekening steunt. Human resource management kiest en onderbouwt beleid. Arbeidsrecht levert de regels achter de documenten die jij vastlegt.